Режим работы
Пн.-Пт. 10:00–18:00
Традиционные трудовые книжки постепенно уходят в прошлое: с 1 января 2020 года в РФ начинают использоваться ее электронные аналоги. Теперь работник может проследить свой трудовой путь в упрощенном варианте, а работодатель получит возможность вести кадровый учет в более удобном виде. Переход на электронные книжки не означает автоматическое уничтожение бумажных документов, кроме того, владелец должен тщательно сохранять их.
Ведение ЭТК не предполагает наличия физического носителя, вся информация записывается только в цифровом варианте. При этом работодатель может получить данные на застрахованное лицо тремя способами:
Работник может получать сведения через личный кабинет, специальные телефонные приложения или через портал Госуслуг. Если появляется необходимость получить выписку из ТК на бумажном носителе, то такая возможность предоставляется.
Заявку на получение можно сделать на последнем или текущем месте работы, а также в ПФ или в многофункциональном центре.
Для работающих граждан переход будет осуществляться в добровольном порядке, то есть, работодателю нужно получить согласие от человека. Для этого страховому лицу необходимо до 31.12.2020 г. подать заявление с записью, в какой форме необходимо вести ТК: продолжать в бумажном виде или перейти в цифровой формат. Заявление подается в произвольной форме.
Исключение составляют работники, которые устроятся впервые в 2021 году, для них выбора уже нет ― вся документация будет вестись в цифровом виде.
Если работник выбрал электронный вариант, то ему отдают бумажную книжку с отметкой о выборе в пользу цифровой версии.
Полученную на руки ТК необходимо хранить дома, так как она имеет ту же силу, что и электронный документ, в который начинают вносить сведения с 2020 года. При наличии заявки в пользу бумажного ведения документа или при отсутствии заявления на переход на какую-либо форму работодатель продолжает вести документ параллельно в бумажном и цифровом виде.
Лица, не имевшие возможности написать заявку до последнего дня декабря, могут сделать это в другой момент. К ним относятся временно нетрудоспособные граждане, находящиеся в длительном отпуске, работающие по трудовому контракту, но до 31.12.2020 не имеющие трудовых отношений с работодателем.
Оформление ЭТК ― это использование современных технологий для облегчения ведения кадрового документооборота. Они имеют ряд серьезных преимуществ перед бумажными аналогами:
Физические носители необходимо сохранять, даже если вы написали заявление на их оцифровку. Дело в том, что данные в электронный носитель вносятся только с 1 января 2020 года, а до этого вся информация о трудовой деятельности предоставлена в бумажном виде. Соответственно, при потере бумажного документа вам придется восстанавливать его теми же способами, что и раньше. Чтобы избежать данных проблем работник должен сохранять книжку весь период до выхода на пенсию.
В случае подачи заявления на сохранение бумажной формы работодатель обязан продолжать заполнять документ, параллельно ведя электронный вариант.
Закон демократичный и не вынуждает работников прямо с 1 января писать заявления о замене бумажных книжек. Самостоятельно торопить события тоже не стоит. Работодатель должен ознакомиться со всеми нюансами и до 30 июня 2020 года уведомить работника о вступивших изменениях. После получения уведомления сотрудник пишет заявление до конца года о принятом решении: оставлять или не оставлять бумажный документ.
Но если он не написал заявление за этот период, то работодатель заполняет все данные в электронном и бумажном виде. Причин, по которым работник не имел возможности подать заявление, может быть несколько: он не исполняет по какой-либо причине свои обязанности, но за ним сохраняется рабочее место, он имеет трудовой контракт с предприятием, но не состоящее с ним в трудовых отношениях на последний день 2020 года.
Перенос всей информации с бумаги в электронный вид не запланирована. Это позволит избежать чрезмерных нагрузок на работодателя и пенсионный фонд. То есть, после подачи заявки на переход в ЭТК бумажная книжка передается на сохранение сотруднику и работодатель больше не несет за нее ответственность.
Оцифровка всех данных будет производиться только с 1 января 2020 года, причем независимо от того, будет написано заявление на перевод или нет. При оформлении пенсии работник будет предоставлять, в том числе и бумажный вариант. Электронная информация в ПФ будет доступна без его участия.
Перечислим для работодателя основные этапы перехода на электронные носители:
С этим не должно возникнуть сложностей. При устройстве на новое место работы после 31.12.2020 г. все ваши данные будут заноситься в электронном виде или в электронном и бумажном, если вы выберете второй тип. Для выбора бумажной книжки или ЭТК вам надо написать заявление. То же самое относится и для работников, которые не успели написать заявление из-за временного отсутствия на работе по причине больничного, декрета и т.д. Если вы первый раз устраиваетесь на работу, то заявления писать не надо ― у вас будет только ЭТК.
По современному трудовому законодательству за неправильное ведение и несвоевременное предоставление отчетов в пенсионный фонд предусмотрены штрафы и предупреждения. В первый раз вам, скорее всего, вынесут предупреждение, а во второй раз штрафы могут составлять от 1 до 5 тыс. руб. для частных предпринимателей и от 30 до 50 тыс. рублей для организаций.