ИТ аутсорсинг

При аутсорсинге организация отдает часть своих функций (прямо не связанных с главным направлением работы) сторонней фирме, профессионально занимающейся решением таких задач. Последние годы показали рост интереса к такому способу ведения бизнеса как за рубежом, так и в России.

Что такое ИТ-аутсорсинг?

Компания-аутсорсер может брать полную ответственность за сопровождение ИТ (полностью управляемый сервис) или оказывать дополнительную поддержку ИТ-команде организации.

Организация может пользоваться услугами одного аутсорсера для решения всех задач, или работать с несколькими провайдерами услуг. Организация может сотрудничать с крупным поставщиком услуг аппаратного и программного обеспечения (например, компанией IBM) и вместе с тем привлекать подрядчиков узкой специализации со стороны в сложных ситуациях.

Аутсорсинговое сопровождение может быть очень полезным вашему бизнесу, поскольку предполагает передачу сложных бизнес-задач компетентному персоналу. Основное его преимущество - сокращение расходов на содержание собственного высокооплачиваемого IT-штата, на приобретение компьютерной техники и выделение площади под содержание дата-центра. Среди безусловных выгод - получение IT услуг высокого уровня и гибкость (спектр запрашиваемых услуг может быть любым).

Для чего он нужен?

Рассмотрим, почему ИТ-аутсорсинг является таким востребованным. Основные причины следующие:

• Экономия ресурсов. Экономия возникает в связи с уменьшением издержек на содержание разноплановых сотрудников и грамотным регулированием других издержек в ИТ-области;
• Доступ к навыкам, недоступным на своем уровне. Необходимые ресурсы можно получить в другом месте, через аутсорсинг;
• Более эффективное применение внутренних ресурсов предприятия. Передавая часть бизнес-задач специализированной фирме, организация позволяет своим работникам сконцентрироваться на решении ключевых проблем;
• Совершенствование бизнеса. Не отвлекаясь на выполнение трудоёмких операций, вы позволяете себе быстрее двигаться вперед и увеличить продуктивность бизнеса в общем.

Экономия ресурсов, как капитальных, так и операционных, – наверное, самая важная цель аутсорсинга в сфере ИТ. Благодаря развитию облачных платформ и сервисов, многочисленным поставщикам программного обеспечения, сфера информационных технологий перестала быть чем-то, требующим значительных затрат средств, покупки серверов и оборудования на местах. Организации отказываются от покупки новой техники, обращая свое внимание на другие способы оптимизации имеющейся инфраструктуры.

Кому полезен IT-аутсорсинг?

Услуга актуальна в качестве технической поддержки аппаратных средств и программного обеспечения, администрирования серверов и автоматизации веб-систем. Однако все большее число организаций передают на аусорс полное обслуживание в этой области.

Внешняя поддержка подрядчика-аутсорсера может быть полезна новым компаниям, не сформировавшим пока свой штат, но нуждающимся в отлаженной работе инфраструктуры. Среди заказчиков услуги также:

• Небольшие фирмы, для которых содержание своего штата экономически не выгодно – достаточно удалённой технической поддержки;
• Быстро развивающиеся компании. В условиях быстрого усложнения бизнес-процессов опыта имеющихся специалистов может быть недостаточно, а квалифицированный аутсорсер предложит услуги, необходимые для решения конкретных задач;
• Крупные компании со сложной структурой. Внешняя специализированная служба обеспечит успешную работу и развитие IT-сегмента.

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Принимая решение о передачи функций, связанных с ИТ, внешней фирме, руководству компании стоит объективно рассмотреть все стороны своего выбора - взвесить преимущества и оценить возможные недостатки.

Достоинства:

• Качественное управление IT благодаря сотрудничеству с профильными специалистами, постоянно повышающими уровень своей подготовки. Ответственность подрядчика за качество своих услуг;
• Оперативное решение любых текущих заданий, связанных с обслуживанием компьютерных сетей;
• Снижение издержек на содержание собтсвенного, минимизация простоев, исключение расходов, связанных с поиском профессиональных кадров с техническим образованием;
• Прозрачность расходов, контроль уровня расходов на ИТ-сектор благодаря указанию объемов услуг в договоре;
• Максимальная концентрация собственных ресурсов на профильных для компании целях и задачах.

Руководство может с опасением относиться к аутсорсингу из-за боязни потерять полный контроль над IT-инфраструктурой компании и попасть в зависимость от сторонней организации, а также риска разглашения важной коммерческой и личной информации. Согласно опыту организаций, которые уже использовали услугу в своей практике, преимуществ у аутсорсингового обслуживания намного больше, чем возможных недостатков. К тому же проблемы можно полностью исключить, выбрав надёжного аутсорсинг-провайдера, который имеют прозрачную систему отчетности - они заинтересованы в улучшении качества своих услуг и очень серьезно относятся к вопросам защиты информации своих клиентов.

Виды IT аутсорсинга

В России получили распространение 3 основные вида:

• Ресурсный (аутсорсинг персонала или аутстаффинг). С подрядчиком оформляется договор, по которому он будет искать IT-специалистов с необходимой подготовкой под конкретные задачи и предоставлять работника на замену при появлении такой необходимости;
• Функциональный. Подрядчик берет на себя выполнение всех работ, связанных с обслуживанием IT-систем клиента. Эта услуга предполагает постоянную поддержку сервисов клиента и выполнение текущих и запланированных задач;
• Стратегический. Аутсорсинговая компания оказывает комплексные услуги, от монтажа и обслуживания до развития ИТ-систем (совершенствования и расширения функций уже имеющихся продуктов). При этой услуге подрядчику полностью передаются все функции управления информационной структурой организации.

Свой IT-отдел или IT-аутсорсинг?

Перед руководством любой компании стоит выбор: наладить работу своего отдела или выбирать поддержку сторонней организации.

Создание собственного штата специалистов с углубленными знаниями о работе компании некоторые руководители считают самым удобным вариантом работы. В случае форс-мажора штатные сотрудники решат проблему безотлагательно, в то время как сторонней компании для этого понадобится время. К тому же, привлекая к делу посторонних людей, полагают они, можно опасаться потери или утечки информации.

Однако для строительства сильного IT-отдела требуется время и немалые капитальные издержки. Содержание отдела часто не выгодно для предприятия экономически. Специализированные аутсорсинговые фирмы предлагают сервис самого высокого класса, при этом отвечают за результат выполненной работы и за сохранение конфиденциальности информации. Сотрудничество с компетентными внешними специалистами во многих случаях помогает уменьшить расходы компании, повысить продуктивность бизнес-процессов и получить конкурентное преимущество.

Возможные сложности

При переходе на аутсорс-обслуживание в сфере ИТ могут возникать следующие проблемы:

• Непонимание со стороны штатных работников организации;
• Нанесение ущерба компании из-за низкой подготовки сотрудников IT-компании;
• Сложность в согласовании точно отлаженных бизнес-процессов фирмы-аутсорсера с бизнес-процессами клиента из-за низкой степени организации последних;
• Невозможность получить услуги необходимого качества из-за недостаточной степени организации бизнес-процессов аутсорсера;
• Не выполнение полностью аутсорсинговой компанией взятых обязательств для уменьшения собственных издержек и извлечения дополнительной прибыли.

Как подготовить свое предприятие к IT-аутсорсингу и выбрать подрядчика

Принимая решение о переходе на аутсорс-обслуживание, руководству компании следует сделать анализ текущего положения дел, оценить объем работ и рассчитать выгоду аутсорсинга по сравнению с содержанием штатного отдела. Стоит также обозначить цели, которых вы хотите достигнуть в ходе преобразования. Это позволит сформулировать четкие требования для компании-аутсорсера и застраховаться от многих проблем.

При выборе подрядчика следует оценивать:

• Квалификацию и опыт сотрудников агентства (прочитать отзывы клиентов на сайте, попросить контакты клиентов в ходе переговоров с представителем компании);
• Оперативность работы, скорость реакции в случае форс-мажора;
• Удобство коммуникации.

В договоре на обслуживание должны быть описаны функции аутсорсера, цены на услуги, степень ответственности (штрафные санкции за некачественно и несвоевременно оказанные услуги). Пристальное внимание стоит обратить на Соглашение об уровне обслуживания. В нём детально должно быть описано, какие услуги и в каком объеме должны быть оказаны, и сроки их предоставления.