Кадровое делопроизводство с нуля

Деятельность по организации работы с кадровой документацией называется кадровым делопроизводством. Многие знают, что на предприятиях обычно есть отдел кадров. Именно там ведут документацию по управлению персоналом, проводят учет рабочего времени, выполняют другую подобную работу. Но некоторые организации отдают этот сектор на внешний аутсорсинг и таким образом избавляются от лишних проблем.

С информацией о том, как начать кадровое делопроизводство с нуля необходимо ознакомиться в двух случаях. Первый касается компаний, которые ведут учет, но не уделяют этому вопросу много внимания и первая же проверка от контролирующих органов приведет к штрафным санкциям, часто весьма значительным. Чтобы этого избежать, необходимо заказать кадровый аудит у профессиональной компании и получить заключение с выявленными ошибками и рекомендациями по их устранению, а затем с учетом нарушений продолжить работу дальше. Второй случай касается новых компаний, только начинающих свою деятельность. Им не надо платить за аудит, а просто необходимо сразу правильно организовать делопроизводство и начинать работу.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Ведение кадровой документации — процесс многофункциональный, регламентирующийся законодательством. Важно, чтобы такую работу выполнял сотрудник с опытом и знаниями, например, штатный кадровик или группа работников отдела кадров — тогда в будущем получится избежать проблем с трудовой инспекцией, другими контролирующими органами. Многие предприятия совершают ошибки и передают функции людям без квалификации, например, бухгалтеру, секретарю или менеджеру. В маленьких компаниях работу часто выполняет руководитель. Результат обычно печальный — выписанные штрафы на внушительную сумму.

Главная ошибка для многих предприятий — отсутствие приказа на назначение ответственных. Откроем вам секрет, но одно из первых требований проверяющего отдел кадров инспектора — запрос таких приказов. Он попросит документ по ответственности за ведение:

• Трудовых книжек.
• Воинского учета.
• Табеля учета времени.
• За обработку персональной информации.

В некоторых перечисленных случаях административный или денежный штраф может накладываться не только на организацию, но и на должностное лицо, которое не назначило своим приказом ответственного работника. Хотя справедливости ради отметим, что в большинстве случаев ответственность несет именно компания. Санкции могут выражаться как в денежном эквиваленте, так и предусматривается административная ответственность.

В свою очередь предприятие может наказать кадровика выговором, увольнением, штрафом, не начислением премии и т.д.

Обязательные кадровые документы

При организации кадрового делопроизводства необходимо оформить ряд обязательных документов. О назначении ответственности вы уже знаете, теперь расскажем, что должно быть оформлено при самостоятельном ведении кадрового делопроизводства. Вот список:

1. Составьте штатное расписание. Оно определяет потребность организации-работодателя в трудовых функциях. За пределами «штатного расписания» не может оформляться ни один сотрудник, только если с ним не заключен гражданско-правовой договор.
2. Определите и оформите локально-трудовые акты. Их список меняется в зависимости от многих факторов. Основными считаются правила внутреннего распорядка, а также акты по системе оплаты труда. Каждый сотрудник с ними ознакамливается до заключения трудового договора.
3. Оформите руководителя. Заполните все необходимые бумаги о назначении или избрании руководителя с записью в трудовую книжку.
4. Составьте трудовой договор. Сделайте шаблон и заключите договор со всеми работниками компании. За его отсутствие предусмотрены самые большие штрафные санкции, достигающие 100 тыс. рублей.
5. Трудовые книжки. Кроме покупки бланков и ведения самих книжек, которые являются документом строгой отчетности, заполните также книгу учета их движения — она должна быть пронумерована и на ней должна стоять подпись руководителя предприятия.
6. Оформите документы по приему на работу, по движению персонала. Они включают личные карточки, приказ, составляющийся при приеме нового сотрудника, отпуска, командировочные удостоверения.

Получить бесплатную консультацию +7 (495) 215-09-02

Этапы организации кадрового делопроизводства

Итак, вы решили создать кадровое делопроизводство с нуля, его организация происходит в несколько этапов. Для начала необходимо изучить нормативные акты в последней редакции, чтобы при организации учитывать обновленное законодательство РФ. Естественно, требуется изучение книг и методичек по этому направлению. Важно для автоматизации процесса подобрать программу — это может быть 1С или любая другая, важно, чтобы в городе были специалисты по ее обслуживанию. Дальше требуется:

• Изучить учредительную документацию. Человек, который организовывает процесс, должен изучить информацию о порядке найма сотрудников и директора в том числе, ознакомиться с порядком установления зарплаты, со сроками, на которые заключаются трудовые договора. Все это понадобится, чтобы правильно организовать процесс.
• Определить список документации. Вопрос согласовывается с руководством: обговариваются правила внутреннего распорядка, устанавливаются локальные нормативные акты. Оформляются приказы (приема на работу, по увольнениям и переводам и др.), карточки Т2, трудовые книжки и договора.
• Трудоустроить директора. Если организация с учредителями, то трудовое соглашение подписывается с ними, если директор работает сам, то его подпись ставится и за сотрудника и за генерального директора.
• Оформить основную документацию. К ней относится штатное расписание, локальные нормативные акты, а также правила распорядка в фирме. Типовые документы можно скачать из интернета. Документы согласовывают с руководством, вносятся правки и бумаги утверждаются. Для дальнейшей работы понадобятся книги учета, бланки приказов и т.д.
• Разработать шаблон трудового соглашения. В него необходимо внести все условия по трудоустройству персонала. Заносятся разные сведения, их перечень зависит от руководства, но они не должны противоречить российскому законодательству.

Теперь вы можете начать прием человека на должность. Сначала будущий работник пишет заявление на работу, потом он должен ознакомиться с нормативными актами, с ним заключается трудовое соглашение, заполняется личная карточка и оформляется личное дело. Затем бумаги передаются в бухгалтерию.

Кому поручить ведение кадрового делопроизводства

Этот вопрос стоит перед каждым руководителем. Пускать его на самотек нельзя, так как штрафные санкции за неведение или неправильное ведение могут составлять десятки и сотни тысяч рублей. На самом деле вариантов решения вопроса три.

Первый, и так поступает большинство наших руководителей — это совмещение должностей. То есть, функции кадровика выполняет сам руководитель, если компания совсем маленькая, или, например, бухгалтер или секретарь. В этом случае понятно, что решениям кадровых вопросов уделяется минимум внимания, работа ведется по остаточному принципу. Совмещающий должность сотрудник может не знать множество нюансов и, скорее всего, при проверке вы столкнетесь с проблемами. Выгода в этом случае в экономии, но только до первого визита трудовой инспекции.

Второй способ — взять на работу штатного кадрового сотрудника или, что делают крупные фирмы, создать целый кадровый отдел. Тогда компания получает опытных работников, которые будут выполнять возложенные функции, связанные с приемом или увольнением сотрудников, отправлением их в отпуск и на больничный, ведением необходимой документации. Они же будут отвечать за ошибки, которые могут быть обнаружены проверяющими органами. За работу им выплачивается зарплата, величина которой зависит от региона, обычно она является средней по отрасли. То есть, за качественную работу вы будете нести вполне ощутимые расходы.

Кадровый учет на аутсорсе

Третий способ — передача функций по кадровому делопроизводству сторонней компании на т.н. аутсорсинг. В этом случае организация заключает договор только с аутсорсером, выставляет требования, которым должен соответствовать работник, а аутсорсинговая компания в свою очередь предоставляет такого работника и получает за это комиссионные. Пожалуй, это самый удобный способ для предприятия, так как все проблемы с работниками, в том числе перед проверяющими органами, решает аутсорсер.

Кадровый аутсорсинг популярен в любом бизнесе: наиболее часто его используют при заходе в страну иностранного бизнеса, при желании сократить сопутствующие расходы, которые идут на организацию отдела кадров, при наличии удаленных филиалов. Аутсорсинг заказывают при быстром развитии предприятия, когда руководители просто не имеют время на поиск работников или при сезонном бизнесе.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

За неведение или неправильное ведение кадрового делопроизводства устанавливается ответственность. Согласно законам РФ главным органом, который контролирует соблюдение законов в этой сфере, является федеральная инспекция труда. В ст. 357 ТК РФ подробно описаны права инспекторов. Кроме того, отдел кадров может проверить налоговая инспекция, которая за совершение налоговых преступлений также привлечет к ответственности. Соблюдение законов при архивации документов, в том числе личных дел сотрудников, контролирует Росохранкультура.

Главная причина, по которой привлекают организации, должностных лиц или индивидуальных предпринимателей к ответственности — отсутствие кадровых документов или ошибки в их оформлении. Штрафы достигают 50—100 тыс. рублей. Деятельность предприятия может быть даже приостановлена, вплоть до 90 суток, а при повторных нарушениях суд может остановить работу компании до 3 лет. Отмечаем, что ответственность не касается организаций, которые заказывают кадры у аутсорсеров.

Кадровое делопроизводство в 2020 году

В этой области ежегодно происходят какие-то изменения. Не стал исключением и 2020 год:

• В этом году начнется повсеместный переход на электронные книжки.
• Переход на электронный документооборот приведет к изменению в локальных НА.
• Вступают в силу новые льготы при оформлении отпусков.
• Часть работников, наоборот, остались без льгот.
• Будут внесены изменения в локальные нормативные акты из-за изменений, связанных с зарплатным банком.

Есть еще другие, менее ответственные изменения, о которых должен знать каждый кадровик. Необходимо внимательно следить за ними, чтобы избежать штрафных санкций при проверках. Можно пойти и другим путем — отдать кадровый вопрос аутсорсинговой компании, тогда все проблемы с контролирующими органами будет решать уже она. Выбирайте оптимальный для вас вариант и спокойно зарабатывайте деньги.