Добровольная проверка кадровой документации на соответствие требованиям трудового законодательства, проводимая в организациях с наемными работниками, называется кадровым аудитом. На проверку приглашаются независимые аудиторы, обладающие необходимыми знаниями и квалификацией в области трудового права, которые дают объективную и, что важно, независимую и профессиональную оценку. По окончании работ выдается экспертное заключение, в нем отражаются нарушения по ведению документации и моменты, несоответствующие трудовому законодательству.
Данное экспертное заключение дает возможность исправить ошибки, выявленные при ведении документооборота. В нем списком перечисляются обнаруженные нарушения, а также риски, которые могут иметь место, если своевременно не будут устранены ошибки. Также прописывается вид и размер ответственности, который будут предъявлен в случае нарушения законодательства. То есть, аудирование позволяет избежать штрафов, которые неизбежно накладывает трудовая инспекция при нарушениях — это произойдет в том случае, если ошибки не будут устранены.
Это оплачиваемая услуга, но ее стоимость ниже тех штрафов, которые на вас могут наложить контролирующие органы.
Основная цель кадрового аудита — снижение до минимума рисков наложения санкций на работодателя в результате своевременного обнаружения нарушений в документации. Кроме того, его проведение — это возможность повышения эффективности взаимодействия с персоналом. Главные задачи, которые решаются:
Существует несколько разновидностей аудита, каждый конкретный тип используется в определенных условиях. Различают:
Разберем подробней каждый из перечисленных видов.
Проводится собственными силами, для этого назначается работник с соответствующим образованием и знаниями, который и проверяет документацию. Он должен хорошо разбираться в трудовом законодательстве и обладать навыками работы с соответствующими документами. Внутренним аудитом часто пользуются небольшие компании: для проверки обычно назначается юрист или начальник кадрового отдела.
На внешний аудит приглашаются специалисты сторонних компаний. Если это не обязательная проверка (бывает обязательная), то наличие лицензии у аудитора не обязательно. К вам приходят компетентные специалисты сторонней компании и профессионально «незамыленным» взглядом проверяют правильность ведения кадрового документооборота. В процессе выявляются все нарушения, делается отчет, составляется список рисков и возможная ответственность. Определяют размер возможных штрафов и дают рекомендации во избежание ошибок в будущем. Это платная услуга.
Может быть внешним и внутренним, в процессе выполняется проверка всех документов компании, связанных с кадровыми вопросами. При ее проведении выявляются ошибки и даются рекомендации по их устранению.
В этом случае проверяются документы высокой степени риска. Они примерно одинаковы при любой деятельности, вот лишь несколько их примеров:
При проверке можно определить общее положение дел в кадровом документообороте, определяются повышенные зоны риска, которым в будущем необходимо уделять больше внимания.
Получить бесплатную консультацию +7 (495) 215-09-02
При проведении кадрового аудита выполняются работы разной направленности. Различают:
В перечень работ также включены рекомендации по восстановлению утраченных или просто не оформляемых ранее бумаг.
Этапы, по которым работает каждая нанятая для оказания аудиторских услуг компания:
На основании проведенной проверки при окончании работ делается экспертное заключение. Его передают заказчику, который прочитав оформленную бумагу, видит, как обстоят дела по трудовым отношениям в компании, как оформляются документы. Завершающий документ состоит из нескольких пунктов, каждый из них включает: предмет проверки, описание нарушения с указанием нормативных актов и комментарии. Напротив каждого пункта также указываются риски возможных штрафов и рекомендации, помогающие эти штрафы избежать.
Объектом аудита могут быть не только документы и выявление нарушений в них, но и проверка персонала. Тогда объектами становятся как руководство, так и трудовой коллектив.
В процессе оценивается кадровый потенциал предприятия, диагностируется эффективность управленческого аппарата и находятся проблемы, снижающие качество работы. Таким образом, аудирование выявит в целом потенциал персонала предприятия — может ли он эффективно работать в изменяющихся обстоятельствах, способен ли решать многочисленные проблемы, которые будут возникать на пути, проведет анализ работников предприятия по возрастному, половому, образовательному признаку.
Интерес для проведения кадрового аудита могут представлять три группы объектов:
Аудит кадровых документов можно заказывать в разных случаях, но есть ситуации, когда в аудиторские компании обращаются чаще всего:
Сроки проведения зависят от разновидности. Полная проверка длится дольше частичной, также как крупные предприятия проверяют дольше небольших. Минимальные сроки начинаются от 3 дней, максимальные могут затянуться на месяц.
Кадровый аудит — молодое, но популярное направление в бизнесе. Многие руководители несерьезно относятся к ведению документации и оценке деятельности персонала, но это обычно происходит до появления первых серьезных проблем и до выписки больших штрафов. Затем отношение меняется. Рекомендуем уделять этому вопросу серьезное внимание, ведь аудит позволяет избежать не только санкций, но и дает возможность повысить кадровый потенциал предприятия.