Кадровый аудит

Добровольная проверка кадровой документации на соответствие требованиям трудового законодательства, проводимая в организациях с наемными работниками, называется кадровым аудитом. На проверку приглашаются независимые аудиторы, обладающие необходимыми знаниями и квалификацией в области трудового права, которые дают объективную и, что важно, независимую и профессиональную оценку. По окончании работ аудитор выдает экспертное заключение, в нем отражаются нарушения по ведению документации и моменты, несоответствующие трудовому законодательству.

Данное экспертное заключение дает возможность исправить ошибки, выявленные при ведении документооборота. В нем списком перечисляются обнаруженные нарушения, а также риски, которые могут иметь место, если своевременно не будут устранены ошибки. Также прописывается вид и размер ответственности, который будут предъявлен в случае нарушения законодательства. То есть, кадровый аудит позволяет избежать штрафов, которые неизбежно накладывает трудовая инспекция при нарушениях — это произойдет в том случае, если ошибки не будут устранены.

Это оплачиваемая услуга, но ее стоимость ниже тех штрафов, которые на вас могут наложить контролирующие органы.

Кадровый аудит

Цели и задачи

Основная цель кадрового аудита — снижение до минимума рисков наложения санкций на работодателя в результате своевременного обнаружения нарушений в документации. Кроме того, его проведение — это возможность повышения эффективности взаимодействия с персоналом. Главные задачи, которые решаются:

  • Объективное оценивание ведения кадрового делопроизводства.
  • Выявление нарушений при ведении документации.
  • Своевременное устранение ошибок, выявленных в результате проверки, это может быть: восстановление утраченных или недостающих документов, внесение правок и дополнений.

Виды кадрового аудита

Существует несколько разновидностей аудита, каждый конкретный тип используется в определенных условиях. Различают:

  • Внутренний.
  • Внешний.
  • Полный.
  • Выборочный.

Разберем подробней каждый из перечисленных видов.

Внутренний

Проводится собственными силами, для этого назначается работник с соответствующим образованием и знаниями, который и проверяет документацию. Он должен хорошо разбираться в трудовом законодательстве и обладать навыками работы с соответствующими документами. Внутренним аудитом часто пользуются небольшие компании: для проверки обычно назначается юрист или начальник кадрового отдела.

Внешний

На внешний аудит приглашаются специалисты сторонних компаний. Если это не обязательная проверка (бывает обязательная), то наличие лицензии у аудитора не обязательно. К вам приходят компетентные специалисты сторонней компании и профессионально «незамыленным» взглядом проверяют правильность ведения кадрового документооборота. В процессе выявляются все нарушения, делается отчет, составляется список рисков и возможная ответственность. Определяют размер возможных штрафов и дают рекомендации во избежание ошибок в будущем. Это платная услуга.

Полный

Может быть внешним и внутренним, в процессе выполняется проверка всех документов компании, связанных с кадровыми вопросами. При ее проведении выявляются ошибки и даются рекомендации по их устранению.

Частичный или выборочный

В этом случае проверяются документы высокой степени риска. Они примерно одинаковы при любой деятельности, вот лишь несколько их примеров:

  • Документация по оформлению рабочих отношений с иностранцами.
  • Соглашения по охране труда.
  • Договора материальной ответственности.
  • Документы, отображающие расчеты с работниками и т.д.

При проверке можно определить общее положение дел в кадровом документообороте, определяются повышенные зоны риска, которым в будущем необходимо уделять больше внимания.


Получить бесплатную консультацию +7 (495) 215-09-02


Особенности и этапы проведения аудита

При проведении кадрового аудита выполняются работы разной направленности. Различают:

  1. Экспертизу — включает проверку кадровой документации на соответствие законодательству.
  2. Проверку наличия документов, предусмотренных законодательством, которые должны быть у компании.
  3. Проверку документации повышенного риска, в которых чаще всего обнаруживают нарушения.

В перечень работ также включены рекомендации по восстановлению утраченных или просто не оформляемых ранее бумаг.

Этапы, по которым работает каждая нанятая для оказания аудиторских услуг компания:

  • Определяются задачи проверки, выбирается вид аудита, составляется приказ, в котором обязательно указывается список ответственных лиц и сроки завершения проверки.
  • При внешнем аудите выбирается компания. При внутренней проверке назначается глава комиссии.
  • Определяется список документов, которые должны быть проверены.
  • Составляется таблица, в которую заносится наименование каждого документа и делаются отметки о существующих нарушениях.

Экспертное заключение

На основании проведенной проверки при окончании работ делается экспертное заключение. Его передают заказчику, который прочитав оформленную бумагу, видит, как обстоят дела по трудовым отношениям в компании, как оформляются документы. Завершающий документ состоит из нескольких пунктов, каждый из них включает: предмет проверки, описание нарушения с указанием нормативных актов и комментарии. Напротив каждого пункта также указываются риски возможных штрафов и рекомендации, помогающие эти штрафы избежать.

Объекты организационно-кадрового аудита

Объектом кадрового аудита могут быть не только документы и выявление нарушений в них, но и проверка персонала, она получила название организационно-кадрового аудита. Объектами таких проверок становится как руководство, так и трудовой коллектив.

В процессе оценивается кадровый потенциал предприятия, диагностируется эффективность управленческого аппарата и находятся проблемы, снижающие качество работы. То есть, организационно-кадровый аудит выявит в целом потенциал персонала предприятия — может ли он эффективно работать в изменяющихся обстоятельствах, способен ли решать многочисленные проблемы, которые будут возникать на пути, проведет анализ работников предприятия по возрастному, половому, образовательному признаку.

Интерес для проведения кадрового аудита могут представлять три группы объектов:

  1. В первую группу входит управленческий состав и специалисты кадровой службы. Причиной такой проверки может стать неудовлетворенность владельцев работой администрации предприятия, смена руководящего состава или развитие новых направлений в деятельности компании.
  2. Ко второй группе относятся объекты управления или подчиненные. Предметом исследования может стать корпоративная культура, социально-психологический климат, изучается удовлетворенность работников уровнем заработной платы.
  3. Третья группа — так называемый СУП или система управления персоналом, когда проверяется технология управления. Информация расскажет, насколько корректно происходит ведение кадрового делопроизводства, как хорошо организована работа с новыми кадрами и молодежью и т.д.

Когда заказывают аудит, сроки проведения

Аудит кадровых документов можно заказывать в разных случаях, но есть ситуации, когда в аудиторские компании обращаются чаще всего:

  • Перед проведением плановых проверок государственных контролирующих органов.
  • При смене руководителя отдела кадров, директора предприятия или части руководящего состава.
  • При «плохом» расставании с сотрудником, у которого много жалоб к компании и появляется большая вероятность того, что он пожалуется в трудовую инспекцию.
  • При изменении законов, которые регламентируют кадровое делопроизводство.

Сроки проведения аудита зависят от его разновидности. Полная проверка длится дольше частичной, также как крупные предприятия проверяют дольше небольших. Минимальные сроки начинаются от 3 дней, максимальные могут затянуться на месяц.

Кадровый аудит — молодое, но популярное направление в бизнесе. Многие руководители несерьезно относятся к ведению кадровой документации и оценке деятельности персонала, но это обычно происходит до появления первых серьезных проблем и до выписки больших штрафов. Затем отношение меняется. Рекомендуем уделять этому вопросу серьезное внимание, ведь аудит позволяет избежать не только санкций, но и дает возможность повысить кадровый потенциал предприятия.

Рекомендуем прочитать:

Как автоматизировать кадровое делопроизводство

Типичные ошибки работодателя в кадровой документации

Оценка персонала методом 360 градусов

Порядок заключения трудового договора

Отправить заявку на услуги
Выберите услуги, которые Вас интересуют:
Нажимая на кнопку “Отправить”, вы принимаете
условия Политики конфиденциальности.
Отправить заявку на услуги
Выберите услуги, которые Вас интересуют:
Нажимая на кнопку “Отправить”, вы принимаете
условия Политики конфиденциальности.