Как автоматизировать кадровое делопроизводство

Организация работы с кадровой документацией называется кадровым делопроизводством. Оно решает вопросы движения рабочих кадров и их учет, проблемы управления персоналом и расчета зарплаты. Если весь процесс автоматизирован — это упрощает работу: автоматизация позволяет повысить скорость обработки данных и  эффективность функционирования отдела. Степень автоматизации может быть полной и частичной, как правило, уровень зависит от размеров предприятия. В статье рассмотрим, как автоматизировать кадровое делопроизводство в крупных и небольших организациях, расскажем о преимуществах и недостатках процесса.

Автоматизация в крупных и мелких организациях

Различают несколько систем автоматизации на крупных предприятиях. Они могут быть общими и кроме ведения кадрового делопроизводства выполняют функции учета в других направлениях или конкретизированы только под отдел кадров. Выделяют ECM-системы, ERP-системы, HR-системы и др. Например, при помощи ERP-модуля и HR-системы лучше осуществлять хранение учетных данных:

  • Карточек работников предприятия.
  • Анкеты и личные дела.
  • Информацию по изменению должностей сотрудников в пределах организации.
  • Информацию о приеме на работу.

Эти две системы заточены именно под работу кадровиков и справятся с подобными функциями лучше ECM. В тоже время ECM более подходят для автоматизации общего документооборота, всего бизнес-процесса. В ней также удобней производить согласование документов — к ECM-системе имеют возможность подключаться все работники организации, что упрощает оформление, например, документов на отпуск или командировочных удостоверений.

Автоматизация делопроизводства

Таким образом, в организации можно автоматизировать весь процесс, например, приема на работу:

  • Обработать заявление о приеме на работу.
  • Инициировать согласование.
  • Рассмотреть руководством.
  • Подписать.

Автоматизация крупных предприятий через специализированные системы серьезно упрощает процесс кадрового делопроизводства.

Автоматизация небольших организаций

Устанавливать автоматизированные системы, заточенные конкретно под кадровое делопроизводство на маленьких предприятиях не имеет смысла. Тогда есть вероятность, что многие специальные функции окажутся невостребованными, такие, например, как: учет вакансий, аттестация, планирование обучения и др. А это чрезмерные траты средств на покупку и обслуживание системы. Выход в этой ситуации — установка нужного функционала в общей ECM-системе и пользование ей.


Получить бесплатную консультацию +7 (495) 215-09-02


Преимущества внедрения систем автоматизации

Внедрение систем автоматизации в кадровое делопроизводство становится все популярней. Это связано с многочисленными преимуществами, которые получает компания, но есть и подводные камни в их использовании. Начнем с преимуществ:

  • Использование автоматических процессов позволяет формировать документы по шаблонам, проводить учет рабочего времени, оперативно начислять зарплату — это ускоряет работу отдела кадров.
  • Процесс поиска и оформления сотрудников заметно упрощается.
  • При изменении правил работы, введении новых требований система оперативно реагирует на новшества и начинает функционировать в новых условиях.
  • База данных, к которой могут быть подключены все сотрудники предприятия, может за счет оперативно внесенной от них информации быть всегда актуальной.
  • Упрощается документооборот — вместо использования бумаги и Exel-файлов вся работа проводится через интерфейс системы.
  • Функции напоминания позволяют своевременно получать оповещения о необходимости посещения налоговых органов, пенсионного фонда и т.д.
  • Автоматика подразумевает минимальное использование труда человека, что снижает вероятность ошибок.

То есть, преимуществ много, но почему же тогда до сих пор далеко не все предприятия взяли на вооружение автоматизированный документооборот? Есть подводные камни, о которых информация ниже.

Сложности, с которыми сталкиваются организации

В некоторых организациях число согласующих лиц в связке работник — отдел кадров может быть слишком большим — это увеличивает цепочку, усложняет и удлиняет решение каждого вопроса.

Формирование документации при автоматизации процесса выполняется по шаблонам. Необходимо следить за вносимыми в законодательство изменениями и своевременно изменять устаревшие пункты и формулировки.

Для сдачи точных и правильных отчетов необходимо внесение как можно большего количества данных — объемная база важна при формировании наиболее точных шаблонов.

Автоматизация — это хорошо, но в разумных пределах. Автоматизируйте только те направления, которые необходимо. В противном случае число проверок и соответствий условиям усложнит работу, сделает ее менее гибкой.

Автоматизация отдела кадров упрощает жизнь работы предприятия, ускоряет процесс, позволяет экономить на сотрудниках. Но важно правильно выбрать степень автоматизации, использовать ее только в тех областях, которые нуждаются в этом. Иначе затраченные средства не будут использоваться в полной мере, а решение тех или иных задач усложнится.

Рекомендуем прочитать:

Кадровый аудит

Типичные ошибки работодателя в кадровой документации

Отправить заявку на услуги
Выберите услуги, которые Вас интересуют:
Нажимая на кнопку “Отправить”, вы принимаете
условия Политики конфиденциальности.
Отправить заявку на услуги
Выберите услуги, которые Вас интересуют:
Нажимая на кнопку “Отправить”, вы принимаете
условия Политики конфиденциальности.