Режим работы
Пн.-Пт. 10:00–18:00
Трудовая книжка выдается один раз за карьеру. Но в жизни возникают разные ситуации: документ теряется, портится, на него проливается жидкость, он сгорает и т.д. Неужели в этом случае ваша трудовая деятельность «обнуляется» и вы безвозвратно теряете свой стаж?
Конечно же, нет, вы всегда можете сделать дубликат, самостоятельно или при помощи работодателя восстановив информацию. Подключение к проблеме работодателя будет справедливым, если утеря или порча была осуществлена по его вине, но также вам могут помочь и по своей инициативе (если вина ваша) работники кадрового агентства, где вы работаете.
В статье подробно раскроем все вопросы, связанные с изготовлением дубликатов трудовых книжек.
Несмотря на то, что после 2002 года все записи из трудовой книжки дублируются в пенсионном фонде и ваш стаж зафиксирован, практически каждый работодатель требует ее наличия. В конце концов, это удобно и спокойней и для вас, когда вся информация о трудовой деятельности находится у вас под рукой.
Если вы работаете, то в этом вам должен помочь ваш нынешний работодатель, особенно, если утеря или порча произошла по его вине, но если вы бывший сотрудник, то делать дубликат вам придется самостоятельно.
Разберем подробней, как происходит процесс в каждом конкретном случае.
Если вы трудоустроены, то ваша книжка находится у работодателя. Соответственно, потерять данный документ вы можете в двух случаях ― или когда находитесь в статусе безработного, уволились с одного места, но еще не устроились в другое, или когда вам трудовая книжка понадобилась, например, для подачи в пенсионный фонд и работодатель выдал вам ее под расписку. По правилам работодатель должен выдать вам заверенную копию, иначе в случаи утери оригинала он разделяет ответственность с работником.
Многих интересует вопрос, а как сделать дубликат трудовой книжки при утере работником. В этом случае восстановлением документа должны заниматься вы с вашим нынешним или с бывшим работодателем, у которого вы работали на последнем месте. Кадровики из новой компании, куда вы, например, решите устроиться без книжки, могут выдать вам новый экземпляр, но по трудовому кодексу они не должны восстанавливать информацию с прежних мест работы.
Если трудовая книжка испорчена работником, то, опять же, ее восстановлением должен заниматься он. Если она была испорчена в период, когда он являлся работником организации и ему для каких-то целей был выдан оригинал, а не копия и именно в этот период произошла порча, то восстановлением дубликата занимаются работник и работодатель.
В этом случае ответственность по восстановлению лежит полностью на работодателе, а сотрудник компании может лишь участвовать в процессе, там, где его присутствие необходимо. То есть, именно работодатель рассылает запросы по бывшим фирмам сотрудника для получения всей необходимой информации.
Большинству работников хватает одной трудовой книжки на всю карьеру, однако случаются исключения, если человек долго не задерживается на одном месте работы, постоянно меняя их, и она заканчивается. В этом случае нет необходимости заводить новую книжку, а достаточно вшить вкладыш.
Правила заполнения и внесения вкладыша регулируется трудовым кодексом. Другими словами, это не просто чистый лист бумаги, который можно вклеить в документ. Это отдельный бланк, который заполняется строго определенным образом, также имеет юридическую силу, но только в комплекте с книжкой. Правила использования вкладыша:
Давайте рассмотрим порядок действий, которые надо выполнить для восстановления. Пошаговая инструкция при потере книжки работником выглядит следующим образом:
Если компания, где работал сотрудник, прекратила существование, то данные запрашиваются из трудовых архивов.
Образец заполнения заявления на выдачу в 2020г. может выглядеть так:
Данный документ может быть составлен в произвольной форме, для этого используется как обычная бумага, так и фирменная с логотипом и реквизитами фирмы, выбор за организацией. Приказ может быть написан от руки или напечатан на компьютере, но с обязательной распечаткой, для занесения в него всех необходимых печатей и подписей.
В приказ заносятся подписи директора предприятия, работника, для которого изготавливается дубликат и сотрудника отдела кадров, который и занимается решением данной проблемы.
Приказ в обязательном порядке регистрируется, в специальном журнале фиксируется его номер, дата создания и наименование документа. Хранится бланк ровно тот срок, который необходим по закону, после чего он сдается в архив.
Как мы уже говорили, дубликат книжки должен быть выдан в течение 15 дней со дня подачи заявления, но часто такой срок является нереальным, особенно, если у работника большой стаж с постоянными сменами работы на предприятиях, многие из которых уже прекратили деятельность.
В этом случае сбор данных может занять несколько месяцев, тогда уложиться в 15-дневный срок нереально. Тогда рекомендуем договориться с работником, чтобы он указал дату, когда сроки сбора всех документов будут подходить к концу. Это позволит соблюсти требования законодательства.
Кроме заявления, образец которого мы представили выше, необходимо восстановить все сведения о ваших прежних местах работы. Доказательства могут быть представлены на основе договоров, приказов, соглашений. Не запрещается использование справок о зарплате, профсоюзных книжек. Для индивидуальных предпринимателей можно использовать выписки из ПФР.
Пошаговая инструкция следующая:
Если книжка утеряна по вине работника, то возьмите плату за бланк, деньги могут быть перечислены наличными или на счет предприятия.
Нет, дубликат делается в случае утери или порчи книжки, а также, если запись о приеме или увольнении признана недействительной. Ошибки должны быть исправлены в строго установленном порядке, описанном в правилах ведения книжек. Все исправления заверяются печатями и подписями в той организации, где были допущены.