Как вести кадровый учет, если у компании есть филиалы

Для расширения географии ведения бизнеса и расширения рынка сбыта многие крупные организации открывают филиалы или представительства в различных уголках страны. Если представительство только представляет интересы юрлица, филиалы выполняют весь комплекс операций головной организации, включая представительские.

Централизованная и децентрализованная организация ведения учета кадров

При наличии филиалов, учет кадров может осуществляться компанией централизованно (составлением, ведением, хранением документов по сотрудникам выполняет головная компания), либо децентрализовано – с предоставлением соответствующих функций филиалу. Если делопроизводство центральный офис осуществляет самостоятельно, в подразделения отправляются дубликаты распорядительной документации. Передача может осуществляться при помощи факса, электронной почты. Если по ряду причин это невозможно, выполняется почтовая или курьерская доставка.

Если ведение учета проводится филиалами, на руководителя возлагаются полные или частичные полномочия. Частичные – предполагают внесение записей в трудовые книги, проведение ознакомительных бесед с кандидатами при приеме на работу, отдачу распоряжений. Полные – включают широкий круг функций, в том числе заключение трудовых соглашений, подписание приказов по перемещению кадров.

Кадровый учет в филиалах

Выбор метода кадропроизводства зависит от финансовых возможностей головной компании и количества сотрудников, работающих на подразделениях. Если речь идет об одном-двух небольших филиалах, целесообразно поручить ведение учета одному из работников с дальнейшей передачей документации в ЦО (центральный офис). Если у компании разветвленная сеть дочерних предприятий по всей стране, обычно полномочия по части кадров передаются филиалам, в которых имеется специальный сотрудник или полноценный отдел.

Преимущества и недостатки ведения кадрового учета в главном офисе и в филиалах

Каждый способ имеет преимущества и недостатки. Плюс централизованного учета – полный контроль над документацией и процессом ее формирования. Недостаток – много расходуется денег и времени на организацию делопроизводства, командировки, связанные с передачей некоторых видов документов. Также организация самостоятельного процесса управления подразумевает обеспечение сотрудникам возможности ознакомиться с оригиналами кадровых бумаг.

К плюсам децентрализации можно отнести своевременность издания документации и ознакомления с ней сотрудников под подпись. Но данный способ целесообразен при наличии у филиала достаточного количества полномочий, позволяющих принимать отдельные решения по кадрам, делать аудит персонала, восстанавливать документы, прочее. При выборе децентрализованного способа ведения отчетности важно, чтобы это не оказало негативного влияния на работу компании.

Какие необходимы документы при централизованном ведении учета персонала

Изданием документов, регулирующих ведение делопроизводства кадров, занимается центральный офис компании. Вся документация, сформированная ЦО, является обязательной для филиалов. Что касается штатного расписания, оно также разрабатывается и утверждается главным офисом и содержит информацию по всем подразделениям. Оригинал документа находится в ЦО, а на подразделения отправляется выписка, заверенная печатью и подписью руководителя.

Хорошо, если в компании имеется внутренний нормативный акт, детально описывающий нюансы ведения документации, ее передачи из подразделений в головной офис и наоборот, прочие особенности. Это позволяет грамотно организовать функционирование отделов кадров во всех филиалах, исключает допущение ошибок в процессе кадрового делопроизводства и отсутствие необходимых бумаг.

Если учет кадров осуществляется централизованно, документы, предоставляемые кандидатами при оформлении на службу или в процессе работы, передаются подразделением в головную компанию. Это касается и других кадровых документов, которые формируются и ведутся в ЦО – бумаг, содержащих данные обо всех штатных единицах структуры в том числе подразделений, а также контролирующих перемещение сотрудников, их прием, увольнение, поощрение, прочее. Наряду с локальными (внутренними) актами наличие которых вправе определять компания самостоятельно, имеются обязательные документы по кадрам, указанные в ФЗ №152:

Порядок их формирования, ведения, регламентирован Постановлением Правительства РФ №225.

При децентрализованном кадровом производстве передача полномочий руководителю подразделения осуществляется на основании доверенности. Она содержит полный перечень функций, которые может выполнять должностное лицо. Распределением, наделением полномочий занимается гендиректор компании. Только он вправе решать, насколько расширить функции управляющего филиалом, сможет ли он проводить подбор кадров, их прием, увольнение, подписывать соответствующую документацию, решать другие вопросы по сотрудникам.

Рекомендуем прочитать:

Аутсорсинг в управлении персоналом

Оптимизация затрат на персонал

Отправить заявку на услуги
Выберите услуги, которые Вас интересуют:
Нажимая на кнопку “Отправить”, вы принимаете
условия Политики конфиденциальности.
Отправить заявку на услуги
Выберите услуги, которые Вас интересуют:
Нажимая на кнопку “Отправить”, вы принимаете
условия Политики конфиденциальности.