Расходы на персонал – значительная часть расходов любой компании. В условиях кризиса и ухудшения финансово-экономического положения для сохранения экономической рентабельности бизнеса руководители компаний задумываются о сокращении расходов на персонал.
Для сокращения кадровых издержек есть два пути:
- Оптимизация (сокращение) количества сотрудников. Сокращая штат работников, стоит стараться выполнить два условия. Во-первых, изменения не должны отрицательно повлиять на выполнение производственного плана. Во-вторых, сумма расходов на персонал должна находиться в заранее установленных границах;
- Совершенствование рабочих процессов. Это улучшение штатного расписания, применение более совершенных технологий, более рациональный подход к использованию рабочих площадей и другие меры, которые приведут к уменьшению затрат. Если рабочий процесс хорошо отлажен, дорогие специалисты для его обслуживания обычно не требуются.
Действия по оптимизации кадровых издержек должны четко планироваться. Вначале стоит провести анализ, на какие нужды расходуются средства, дать оценку значимости должностей, производительности труда, квалификации и загруженности сотрудников и т.д. Затем можно приступить к разработке мер по снижению издержек на персонал.
Под кадровыми издержками понимают не только зарплату и отчисления в ФОТ, но и другие расходы:
- Социальные пакеты и льготы для работников,
- Расходы на мебель и технику для оборудования рабочих мест,
- Издержки на найм, подготовку, переподготовку и совершенствование профессиональных навыков персонала,
- Затраты на поддержания корпоративной культуры,
- Расходы на бухгалтерское обслуживание и др.
Поэтому оптимизация численности сотрудников приведет к уменьшению как основных, так и косвенных затрат.
Получить бесплатную консультацию +7 (495) 215-09-02
Способы оптимизации расходов на персонал
Главные направления оптимизации следующие:
- Совершенствование организационной структуры компании. После анализа имеющейся структуры организации проводится реформирование этой структуры. Выявляются и упраздняются должности, отделы и подразделения с дублирующими функциями и просто убыточные, совершенно бесполезные для работы компании.
- Вывод персонала за штат. Это аутсорсинг и аутстаффинг сотрудников. Эти методы получают все большее распространение в российской бизнес-среде. При грамотном использовании они могут принести любой организации значительную экономию.
- Совершенствование системы вознаграждения за труд. Успешно решить эту проблему – значит, обеспечить устойчивую зависимость заработной платы сотрудников от результатов их труда (выполненного объема работы). Вводить нововведение лучше не сразу, а постепенно, шаг за шагом уменьшая фиксированную часть оплаты труда работников и увеличивая его переменную часть. Грамотная работа в этом направлении поможет мотивировать сотрудников и добиваться максимальной продуктивности персонала.
- Сокращение организационных и хозяйственных расходов. Можно подумать об отказе от лишних офисных площадей и сдаче их в аренду (субаренду), исключении лишних сервисов, внедрении посменного графика работы. Можно также экономить на таких статьях расходов, как служебный автотранспорт, канцелярские товары, междугородние переговоры, загранкомандировки, интернет-трафик и т.д.
Проверенные методики, которые работают
- Аутсорсинг. Означает передачу предприятием части бизнес-процессов другой организации, выступающей экспертом в данной области. Говоря проще, компания «арендует» специалиста без оформления в штат, выплачивая ему «арендную плату» по оговоренному тарифу. В стесненных экономических условиях для большого числа компаний аусорсинг становится настоящим спасательным кругом. Делегируя часть своей работы профессиональному партнеру, компания избавляет себя от многих статей затрат, связанных с обслуживанием персонала. Исключаются расходы на поиск и подготовку работника, на организацию рабочего места (покупку офисной мебели и оргтехники), аренду офиса, соцвыплаты, компенсация при увольнении и др. При этих преимуществах вы имеете подготовленного специалиста с опытом работы, отвечающего за результат своей деятельности. Дополнительное достоинства услуги аутсорсинга – избавление от простоев. В аутсорсинговых компаниях можно нанимать персонал на определенное время, по мере необходимости.
- Аутстаффинг. Означает вывод сотрудников компании за его штат и оформление в компании-аустаффере. Аутстаффер оказывает услуги согласно договору на оказание услуг, а компания их оплачивает. По факту работники продолжают выполнять свои прежние должностные обязанности, хотя юридически состоят на балансе организации-партнера. Этот вариант может использоваться для сокращения кадровых расходов – на содержание, обучение персонала, социальные выплаты, пособие при сокращении и др.
- Совмещение должностных функций. Этот способ оптимизации предусматривает доплаты сотрудникам за выполнение разных должностных функций. Например, менеджер по продажам с юридическим образованием может заниматься оформлением текущих договоров. Поэтому небольшая организация может обойтись без юриста в своем штате. Сложные вопросы, нуждающиеся в рассмотрении опытного юриста, могут отдаваться на аутсорсинг. Таким способом организация может добиться уменьшения издержек, а работник будет получать дополнительное денежное вознаграждение.
- Удаленная работа. Практика «удалённой работы» быстро внедряется в повседневную реальность. Этот вид занятости бывает удобен для работников, чья работа тесно связана с компьютером. Организация при этом может экономить на аренде офиса, покупке офисной мебели, техники и ПО. Такой способ организации работы, например, подходит для женщин в декретном отпуске, которые бывают рады зарабатывать, работая на дому.
- Приглашение для работы студентов ВУЗов. Большая доля кадровых расходов связана с поиском и подготовкой работников. Хорошим выходом часто может быть привлечение студентов с последних курсов ВУЗов и «выращивание» их до нужного уровня. До окончания учеты студенты работают на 0,5 ставки по срочному договору. По окончании обучения компания получает готовые квалифицированные кадры, которые не требуют дополнительной подготовки.
На чем не стоит экономить?
Занимаясь вопросами кадровой оптимизации, стоит отдавать отчет, что существуют статьи расходов, на которых не желательно экономить. В противном случае, в недалеком будущем компания может понести убытки. Среди таких направлений:
- Инвестиции в профессиональную подготовку специалистов. Программы обязательной переподготовки и корпоративного обучения научат работников справляться с любыми текущими проблемами. Различные курсы позволяют приобрести необходимые деловые навыки и умения, чтобы в дальнейшем решать более сложные задачи. Кстати, во многих случаях обучение работников компания может проводить собственными силами предприятия, что позволяет уменьшать затраты на обучение;
- Затраты на рекламу и маркетинговую деятельность, а также на разработку и внедрение в производство новых продуктов. Эти статьи расходов необходимы для компаний, в приоритете которых – успешное развитие, а не постепенное сокращение своей деятельности;
- Оборудование рабочих мест для сотрудников. Попытка сэкономить на качественных средствах производства неминуемо вернется большими потерями. Наоборот, лучше вкладываться в приобретение современных рабочих инструментов, позволяющих наиболее рационально использовать рабочее время;
- Заработная плата. Зарплата должна оставаться серьезным мотивационным фактором для сотрудников. В ситуациях, когда прибыль прямо зависит от работы конкретного специалиста, стоит решить вопрос о модернизации соотношения фиксированной и переменной долей трудового вознаграждения. В идеале, следует разработать надежную мотивационную программу для всех работников компании.
Заключение
Сложная экономическая ситуация – хороший повод начать действовать в направлении оптимизации своих расходов, включая расходы на персонал. Способов уменьшения расходов на персонал много. С учетом своих особенностей каждая компания должна выработать комплекс мер, которые помогут реально экономить без негативных последствий для бизнеса.
Обязательно нужно постараться точно оценить возможные побочные эффекты планируемых нововведений – может оказаться, что «реформа» приведет к неожиданным потерям в другом месте. Поэтому независимо от выбранных способов, перед принятием окончательного решения имеет смысл посоветоваться с юристами и финансистами.
