Режим работы
Пн.-Пт. 10:00–18:00
Регламент проведения служебных проверок в законах РФ прописан только для государственных ведомств. Частные организации вправе проводить такие мероприятия на свое усмотрение, но, не нарушая конституционных прав сотрудников. В том числе за основу работодатели могут брать и официальный регламент служебных проверок, адаптируя его для своей сферы.
Служебные проверки проводятся для выявления и фиксации нарушений сотрудниками трудовой дисциплины, совершения ими противоправных действий, хищений, махинаций и др. Цель таких мероприятий – разобраться в ситуации и вынести справедливое решение в отношении сотрудника (или группы), подозреваемого в совершении проступков внутри организации (производства, учреждения). Заключение комиссии, проводившей внутреннее расследование, становится основанием для административных мер, а также необходимо в случае дальнейших судебных разбирательств. От правильности собранных данных и от соблюдения процедуры во многом зависит их юридическое значение.
Основанием для служебных проверок может стать инцидент, требующий установки фактов нарушения трудовой дисциплины или имеющих признаки уголовного преступления. Если нарушения касаются только материальных убытков, то работодатель не обязан привлекать правоохранительные органы, но имеет полное право сделать это. Случаи с нанесением телесных повреждений, в том числе производственных травм, в обязательном порядке должны расследоваться компетентными органами. Руководители могут параллельно вести собственное служебное расследование, заключение которого будет использовано при рассмотрении дела в суде.
Решение о назначении служебных проверок принимает руководство компании. Инициатором может быть любой работник, заявивший о нарушении, контрагент или клиент фирмы (покупатель) либо само руководство на основании данных внутренней службы безопасности. Если ущемлены права трудящихся, то инициатором также может стать профсоюзная организация.
Во избежание возникновения спорных ситуаций руководство должно реагировать на все поступающие сигналы в рамках здравого смысла. Поскольку такое понятие как «здравый смысл» не имеет конкретного определения, в итоге речь идет о собственном усмотрении руководителя. Но если руководитель проигнорирует заявление инициатора, ошибочно посчитав его лишенным оснований, то он рискует остаться без доказательств в случае рассмотрения иска в суде.
Дисциплинарные взыскания, штрафы, удержание средств из заработной платы и другие серьезные наказания, включая увольнение, должны подкрепляться результатами служебных проверок. Они нужны не только для защиты решений компании, но и для выявления истинных причин инцидентов.
Заявления о фактах нарушений фиксируются в журнале входящей корреспонденции. Дата фиксации становится началом отсчета процесса рассмотрения. Заявление должно содержать зафиксированный факт нарушения по возможности подкрепленный документами или иными доказательствами. Форма заявления может быть свободной. У руководства есть месяц на проведение служебного расследования и оформление ее результатов в форме заключения.
Начало процедуры проверок инициируется соответствующим приказом. В этом документе указывается перечень необходимых мероприятий. Служебная проверка проводится комиссией, в состав которой входят представители обеих сторон. В комиссию также могут быть включены незаинтересованные эксперты и третьи лица. Состав комиссии определяет руководитель компании или его доверенное лицо, руководствуясь собственным видением ситуации.
Сотруднику, в отношении которого проводится расследование, предлагается написать объяснительную записку. В случае отказа, ему направляется заказное письмо с требованием написать объяснительную, вручаемое под роспись. Официальное требование можно передать и в форме извещения в присутствии двух свидетелей, которые в случае отказа принять его поставят свои подписи в составленном акте.
Комиссия, проводящая служебное расследование, вправе запросить интересующие ее документы, которые помогли бы установить факт вины сотрудника либо оправдать его.
В ходе проверки могут опрашиваться другие сотрудники, просматриваться видеоматериалы, снятые камерами слежения в служебных и производственных помещениях, изучаться документы. Перечень доступных действий проверяющих ограничен конституционными правами сотрудников. Например, расследование не должно касаться личной жизни подозреваемого в нарушении, членов его семей и поведения вне рабочего времени за пределами предприятия.
Для внутренних проверок допускается использовать по согласию сотрудников полиграф (детектор лжи). Экспертизу с использованием полиграфа должен проводить лицензированный в РФ специалист.
Если в результате проверок выявляются признаки уголовного преступления, то руководство вправе привлечь правоохранительные органы. При наличии физически пострадавших сотрудников или третьих лиц, имеющих претензии, компания обязана сообщить об этом в полицию.
В ТК (трудовом кодексе) РФ нет документа, регламентирующего форму составления заключения об итогах служебных проверок в негосударственных учреждениях. Поэтому такое заключение формируется так, как его видят ответственные лица. Копирование шаблонов подобных заключений, составленных ранее или заимствованных у других компаний, чаще всего неоправданно. В каждой ситуации содержание заключения требует собственного формата. Но этот документ должен быть разбит на основные блоки:
В вводной части необходимо привести факты нарушения с указанием точного времени и даты, вид обращения инициаторов проверок, состав и время создания комиссии, а также приводятся ссылки на объяснительные, полученные от сотрудников.
Описательная часть состоит из отчета о проведенных следственных действиях. В ней приводятся факты выявленных нарушений или факты, опровергающие доводы инициаторов. Объем описательного блока не ограничен. К нему можно прикреплять любые показания, вещественные доказательства, документы, подтверждающие или опровергающие проступок. В описании хода следствия необходимо кратко изложить суть показаний сотрудников с ссылками на составленные протоколы и объяснительные записки.
На основании собранных материалов, полученных в ходе служебного расследования, комиссия составляет заключение. Традиционно оно имеет вид резолюции, с которой соглашены все стороны. При составлении резолюции учитываются обоснованные мнения всех членов комиссии.
Комиссия устанавливает факт проступка, степень вины сотрудника (или группы). К решению прилагаются документы, на которые следствие ссылается в описательной части. Все материалы передаются руководству, которое принимает решение о мерах взыскания. Выводы комиссии и приложенные материалы могут использоваться в ходе судебного разбирательства в случае возникновения споров с сотрудниками, в отношении которых было проведено внутреннее расследование.
Рекомендуем прочитать: