Типичные ошибки работодателя в кадровой документации

Некоторые работодатели осуществляют аудит кадровой документации только при наступлении определенных ситуаций – например, при увольнении главного бухгалтера или перед проверкой ГИТ. Намного эффективнее делать самостоятельную проверку оформления документации и соответствия её действующим законам на регулярной основе (лучше ежегодно). В документации должен быть порядок, независимо от текущей обстановки на фирме. Расскажем о самых распространенных ошибках работодателя в кадровом учете и способах их исправления до появления инспектора.

Предмет проверки ГИТ

Государственная трудовая инспекция проводит контроль за исполнением действующего трудового законодательства со стороны работодателя. Кроме этого, ГИТ работает с обращениями граждан, являющихся участниками трудовых отношений.

Основанием для осуществления проверочных мероприятий в отношении определенной организации выступает распоряжение руководителя ГИТ или его заместителя.

Проверки Государственной трудовой инспекции бывают плановыми и внеплановыми (которые инициируются обращениями граждан).

Плановая проверка проводится раз в 3 года. Основания для ее осуществления – истечение 36 месяцев со дня:

• Проведения последней проверки,
• Регистрации юридического лица или ИП,
• Подачи ЮЛ или ИП заявления о начале работы.

Список плановых проверок утверждается в декабре. О них можно узнать на сайтах ведомств трудовой инспекции и прокуратуры. Не менее чем за 3-е суток инспекция дополнительно должна предупредить организацию о своем визите.

Плановая проверка контролирует соблюдение работодателем обязательных условий в области труда. Представляет собой комплексное мероприятие, в ходе которого подвергаются ревизии все аспекты работы организации, или тематическую проверку.

Внеплановая проверка инициируется определенными обстоятельствами – жалобами гражданина, наличием подозрений на противозаконные действия. Дата проведения мероприятия не зависит от того, когда осуществлялась предыдущая проверка. Основанием для ее проведения могут быть следующие обстоятельства:

• Истечение срока исполнения предписания об искоренении нарушений, выданного ранее,
• Получение госинспекцией жалобы на работодателя от работника,
• Получение данных о нарушении работодателем норм Трудового кодекса,
• Получение госинспекцией запроса от работника о необходимости ревизии условий труда на предприятии,
• Получение Приказа от руководителя госинспекции, который был издан на основе поручения Правительства, запросов прокурора.

Среди самых распространенных жалоб граждан – работа без оформления трудового контракта (или оформление вместо него договора гражданско-правового свойства), невыплата (или выплата не в должном размере) зарплаты, премиальных, неверный расчёт отпускных, отсутствие обязательного социального страхования, незаконное увольнение сотрудника и иные нарушения нанимателем прав человека, вступившего с ним в трудовые отношения. Исходя из этого предметом проверочных мероприятий становится подтверждение (или неподтверждение) случаев нарушения законов о труде.

Типичные ошибки в кадровой документации

При ведении кадровой документации нередко допускаются ошибки, при выявлении которых при проверке инспекцией на предприятие накладывается административная и материальная ответственность.

Типичные ошибки при работе с личными делами персонала:

• Отсутствие личного дела сотрудников (не оформляются вовремя),
• Отсутствие в личном деле необходимых документов,
• Нарушение порядка документов в личном деле,
• Не ведется сверка определенные сроки и др.

При оформлении и расторжении трудовых договоров наниматель нередко допускает следующие ошибки:

• Контракт с работником отсутствует,
• Контракт оформляется в одном экземпляре,
• Один экземпляр не получен сотрудником или нет отметки о получении,
• На контрактах нет необходимых подписей,
• Контракт не зарегистрирован, не имеет даты регистрации,
• В договор не включены обязательные условия,
• Не оговорены сроки действия контракта,
• Не обозначена точная величина зарплаты работника, не указаны сроки выплаты и место получения, режим работы и продолжительность отпуска и др.

Среди ошибок, связанных с ведением трудовых книжек персонала, основными являются следующие:

• Отсутствие расписки о получении трудовой книжки от работника,
• Нет приказа о назначении ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек,
• Отсутствие отдельных записей о работе (включая переводы),
• Нарушение порядка записей,
• Неоформление трудовой книжки студенту, который совмещает учебу и работу,
• Отсутствие надписи «дубликат» при выдаче дубликата,
• Неправильное оформление исправлений в графе сведений о работе,
• Отсутствие журнала учета движения трудовых книжек и др.

Какие ошибки в оформлении подобных документов допускают работодатели?

Распространенным нарушением закона о труде является оформление гражданско-правового договора вместо трудового, то есть фактическая подмена одного договора другим. Дело в том, что гражданско-правовой договор имеет достаточно узкую область применения – он может применяться только в отношении непостоянной деятельности (разовых работ и работ, не относящихся к основной деятельности предприятия). Если в ходе проверки госинспекцией по заявлениям работников обнаруживается подмена, суд обязует работодателя выплатить обязательные платежи – отпускные, компенсации и пр. Следует знать, что требования сотрудников подлежат удовлетворению без использования сроков исковой давности. Это значит, что нанимателю придется заплатить за все время. Кроме того, суд может обязать организацию заплатить штрафы. Таким образом, заключая с работником договор, работодатель должен правильно оценить характер предстоящих трудовых отношений, чтобы верно выбрать тип договора.

Довольно распространенным нарушением является несоответствие названий должностей сотрудника в разных кадровых документах, например, в заявлении о приёме на работу, в штатном расписании и трудовом контракте. Могут встречаться такие, казалось бы, равнозначные названия, как, например, «менеджер торгового зала» и «менеджер по продажам». Чтобы исключать такие неточности, при оформлении любых документов стоит ориентироваться на штатное расписание фирмы с перечнем всех должностей. Если ошибка случилась, необходимо её исправить путем оформления допсоглашения к контракту или издания соответствующего приказа.

Нарушением закона является прописывание в трудовом договоре вместо размера должностного оклада фразы «согласно штатному расписанию». Закон предусматривает необходимость указания точного размера оклада. Чтобы исправить ошибку, если договор уже заключен, необходимо заключить допсоглашение к действующему контракту, в котором следует указать размер должностного оклада.

   

Случается, что гражданин обращается в госинспекцию с жалобой незаконное наложение на него дисциплинарного взыскания. В ходе ревизии инспектор определяет, что сотрудник не был ознакомлен с локальными нормативными актами организации, в частности, с Правилами внутреннего трудового распорядка. К тому же могут выявляться нарушения в самом порядке наложения дисциплинарного взыскания. Например, может не оказаться объяснительной записки сотрудника или в Приказе может быть не указана дата установления дисциплинарного нарушения. При наличии таких упущений приказ о наложении дисциплинарного взыскания судом будет отменен.

Довольно частое явление - ошибки в оформлении отпусков. В организациях могут не составляться графики отпусков, не оформляться распоряжения о предоставлении отпуска сотрудникам, наблюдаются случаи неправильного расчета и нарушения в датах отпускных выплат. Согласно законодательству, отпускные должны выплачиваться сотруднику не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Если последняя дата выплаты выпадает на выходной или праздничный день, перечисление средств должно осуществляться в последний рабочий день накануне. При выявлении в ходе проверки нарушений в оформлении отпусков, к нанимателю могут применяться штрафы, способные сильно «ударить» по его карману.