Во многих организациях кадровый учет ведется ненадлежащим образом. Это происходит из-за попыток сэкономить в не самой важной области бизнеса: по крайней мере, так кажется неопытным руководителям, которые еще не сталкивались с проверками от трудовых инспекций. Многие вообще не уделяют этому вопросу какого-либо внимания, другие, и их большинство, кадровое делопроизводство ведут, но с ошибками и не в полном объеме. Можно только посочувствовать таким компаниям, так как, например, отсутствие трудового договора только с одним сотрудником может привести к штрафу до 100 тыс. рублей в ценах 2020 года. Для тех, кто хочет исправить ситуацию и произвести восстановление кадрового учета — наша пошаговая инструкция. Надеемся, она поможет вам.
Ситуаций, когда требуется восстановить кадровый учет много, но есть наиболее типичные, перечисляем их:
Составляется в зависимости от степени запущенности кадрового учета. Именно поэтому нет какого-то одинакового алгоритма действий, так как могут быть проблемы с электронной базой, отсутствовать бумажные документы и т.д. В первую очередь нужно выяснить:
Следующий шаг — составление таблицы. В ней указываются фамилии всех работников предприятия и напротив каждого отмечаются документы, которые на него есть. Учитывайте, что на каждого работающего должен быть оформлен трудовой договор и книжка, карточка Т2 и приказы о приеме/увольнении, его перемещениях и т.д. Отсутствующие документы необходимо восстановить.
После ответа на все вопросы и составления таблицы необходимо приступить к восстановлению документов.
Многими компаниями такие документы не воспринимаются всерьез, поэтому их оформлению уделяется минимум внимания. Но именно на эти документы сразу смотрят инспекторы или суд, который выносит решения по трудовым спорам. Надо ли говорить, что большинство компаний проигрывает из-за этого дела своим сотрудникам или получает штрафы от трудовых инспекций.
Рассмотрим пример. Работник фирмы устно отпросился у руководства компании отлучиться на некоторое время, но отсутствовал, к неудовольствию последних, несколько часов. Отгул не оформлен, работа не сделана и принимается решение наказать сотрудника. Теперь смотрим правила внутреннего распорядка этой компании и видим, что в нем нет пункта, что человек при отпрашивании с работы должен оформлять строго письменное заявление. А если пункта такого нет, то и наказание не может следовать, особенно при наличии свидетелей.
Чтобы такие казусы не происходили, необходимо привести ЛНА (акт) в соответствии с правилами, действующими в компании. Важно выполнить такие действия:
Что вы получаете в итоге? Комплект документов, которые соответствуют специфике организации, трудовому законодательству и уставу.
Оформленные с нарушениями документы работников — один из источников доходов государства в виде штрафов. Поэтому на следующем этапе проверяем их наличие и правила оформления. Обращаем внимание на:
Все перечисленные документы должны соответствовать друг другу и трудовому законодательству, на них необходимо проставить подписи и печати.
На этом этапе проверяем правильность оформления таких процедур:
Кроме того, обратите внимание на то, как оформлены премии, увольнения, выходы сотрудников в нерабочее время, больничные и т.д.
Ситуации, когда необходимо поставить пропущенную подпись уже уволенного сотрудника происходят достаточно часто. В случае невозможности получить подпись, документ необходимо подшить в папку с пометкой «восстановлено».
Если вы пришли на место выбывшего сотрудника и нашли пробелы в делах уволенных работников, то снимите с себя чужие огрехи и составьте акт передачи документации.
Есть приказ Минкульта за номером 558. В нем — сроки хранения для каждого типа документа. Смотрите дату оформления бумаги и сравнивайте с текущей датой. Если срок уже больше того, который указан в приказе Минкульта, то восстанавливать документ нет необходимости.
Как видно из приведенной информации, восстановление кадровой документации — это долгая работа, которая должна выполняться с особой тщательностью. Чем больший период восстановления, тем сложнее его выполнить. Но сделать это обязательно надо, чтобы избежать штрафных санкций при проверке.